Offertsystem för tillverkande företag
Slipp det manuella arbetet mellan förfrågan och lämnad offert
Vi designar och bygger ett offertsystem som följer ert befintliga arbetssätt, era roller och ert flöde. Leverantörsofferterna läses in automatiskt, matchas mot komponentlistan och allt som kräver ett beslut flaggas innan kalkylen börjar.
Vi bygger systemet tillsammans med dig - det är inte en hyllprodukt du anpassar dig till.
Problemet
Tiden går åt till att leta, tolka och stämma av
Sammanställningen görs för hand
Prislistor i Excel och PDF från flera underleverantörer skrivs av manuellt, rad för rad, innan någon kan börja kalkylera. Samma jobb varje gång, för varje förfrågan.
Saker upptäcks för sent
Lagerbrist mot begärt antal, komponenter på väg ut ur sortiment eller en saknad valutakurs syns först när kalkylen redan är byggd på fel underlag.
Offerten tar för lång tid
Ledtiden från förfrågan till lämnad offert äts upp av letande och avstämning i mejltrådar. Kunden väntar och affären riskerar att gå någon annanstans.
Så fungerar det
Flödet byggs efter er process
Antalet steg, vilka roller som gör vad och vilka källor som läses in bestäms av hur ni jobbar idag. Bilden visar ett exempel på ett flöde, från förfrågan till efterkalkyl - hos er kan det se helt annorlunda ut.
- Tydlig ägare per steg. Säljare, inköp och kalkylator ser vad som väntar på just dem.
- Parallella spår. Flera underleverantörer kan hanteras samtidigt utan att flödet låser sig.
- Status alltid synlig. Klart, väntar eller blockerat - för varje offert och varje steg.
Funktioner
Underlaget är avstämt innan kalkylen börjar
Flaggar det som kräver ett beslut
Lagersaldo mot begärt antal, komponenter markerade NRND eller EOL, avvikande pris och saknad växelkurs lyfts fram direkt. Rätt person kan agera innan kalkylen bygger vidare på fel underlag, och ersatta artikelnummer hanteras samlat i stället för en rad i taget.
Analyserar, klassificerar och gör redo för kalkyl
Komponent- och artikelrader matchas mot tidigare kalkyler och en växande ordlista. Kända rader klassificeras automatiskt, nya rader föreslås av AI och godkänns med ett klick. När underlaget är godkänt är kalkylen i praktiken förberedd: tider, taxor och kostnader räknas per antal och prisnivå utan att kalkylatorn behöver jaga fram indata själv.
Läser in komplexa leverantörsofferter
Systemet tar emot prislistor och offerter i de format leverantörerna faktiskt skickar - Excel, PDF och andra. Flera sektioner, olika valutor och kortvarianter tolkas och struktureras om till användbar data. Ingen avskrivning av siffror mellan dokument.
Prissättning med marginalkoll
Pris per styck räknas fram per kvantitet med pålägg, buffert och valutakurs. Färgkodning mot era lönsamhetsmål gör att ingen offert lämnas ut med en marginal ni inte har sett.
Från kalkyl till kundfärdigt dokument
Den godkända kalkylen blir ett färdigt offertdokument med rätt priser, leveranstid och säljarens signatur. Redo att skicka, inte redo att sättas ihop för hand.
Återanvändning istället för omstart
En ny offert på en känd produkt klonas från en tidigare. Komponentklassificeringar och struktur följer med, så bara det som faktiskt ändrats behöver hämtas in på nytt.
Uppföljning
Uppföljningen sköter sig själv
Varje steg loggas medan arbetet görs. Antal offerter, vinst- och förlustgrad, öppen pipeline och ledtider finns direkt i systemet - utan separat rapportering och utan att någon behöver sammanställa siffrorna i efterhand.
- Vinstgrad
- Per period
- Ledtid
- Per steg
- Pipeline
- I realtid
I produktion
Byggt och använt i produktion hos en svensk tillverkare av kretskort
Systemet används dagligen av säljare, inköp och kalkylatorer för att ta emot prisofferter från underleverantörer, tolka dem mot komponentlistan och föra underlaget vidare till teknisk kalkyl och färdig kundoffert.
Hundratals
offerter hanteras per år i systemet
Automatisk
klassificering av komponentlistor mot ordlista och historik
Ett flöde
från förfrågan till efterkalkyl, utan sidospår i Excel och mejl
Anpassningsbarhet
Principen är generell
Det första systemet byggdes för kretskortstillverkning, men arkitekturen passar alla verksamheter med samma grundproblem: många indatakällor, artikel- eller komponentlistor som ska tolkas, och ett kalkylsteg som annars äts upp av manuellt letande.
- Kontraktstillverkning
- Elektronikproduktion och EMS
- Mekanisk tillverkning och bearbetning
- Underleverantörer med flera inköpsspår
Boka ett samtal om ert offertflöde
Berätta hur ni tar in offerter idag, vilka steg som finns och var tiden försvinner. Vi går igenom flödet tillsammans och visar vad som går att automatisera - konkret, utifrån era egna underlag.
Flemming Vejlö
Svarar på frågor om offertflöden och vad som går att automatisera.
Ring gärna direkt, det går snabbare än att gissa.